Aproximadamente el 75% de las empresas en el mundo ya utilizan herramientas de colaboración por video como parte de sus operaciones habituales, mientras que más de 1.000 millones de personas participan cada año en reuniones online. Lo que comenzó como una solución para el teletrabajo hoy se ha transformado en un activo estratégico, donde la experiencia del usuario, la inteligencia artificial y la ciberseguridad son factores decisivos.
Las reuniones híbridas ya no son una tendencia pasajera. En pocos años se han convertido en un componente esencial de la operación diaria de organizaciones de todos los tamaños, impulsando una profunda transformación en la forma en que las empresas diseñan sus espacios de trabajo e invierten en tecnología.
Hoy, una sala de reuniones dejó de ser simplemente un lugar con una cámara, micrófono, altavoces y una pantalla. Las organizaciones buscan espacios inteligentes, fáciles de utilizar, seguros y capaces de conectar sin fricciones a colaboradores, clientes y proveedores, sin importar dónde se encuentren.
Esta evolución responde a una nueva realidad laboral, donde el trabajo híbrido exige que la experiencia de quienes participan presencialmente sea tan eficiente como la de quienes lo hacen de manera remota.
Una experiencia que debe ser invisible
Para Marcos Aravena, gerente de Ingeniería de Cynersis, las prioridades de las empresas han cambiado considerablemente. Según explica, al momento de diseñar una sala de videoconferencias los aspectos más relevantes son la calidad audiovisual, la facilidad de uso, la estética, la disponibilidad, el precio y, cada vez con mayor fuerza, la seguridad.
La experiencia del usuario también se ha convertido en un elemento diferenciador. Audio deficiente, cámaras de baja calidad o sistemas complejos que requieren asistencia técnica permanente, generan pérdidas de tiempo y afectan directamente la productividad. “El trabajo híbrido nace de la necesidad de disponer de canales de comunicación en todo lugar y en todo momento. Las salas de reuniones han debido evolucionar para entregar accesibilidad a toda la organización, desde cargos estratégicos hasta operativos”, señala Aravena.
Sin embargo, mientras las empresas aceleran su digitalización, también aumenta la superficie de exposición frente a amenazas informáticas. Según un estudio realizado por Trend Micro, más del 70% de las organizaciones experimenta incidentes de ciberseguridad relacionados con activos tecnológicos desconocidos o no inventariados. Equipos conectados, dispositivos audiovisuales, licencias de software o sistemas sin monitoreo pueden transformarse en vulnerabilidades invisibles para las compañías.
Esta realidad cobra especial relevancia en las salas de videoconferencia modernas, donde conviven cámaras inteligentes, micrófonos, pantallas, sistemas de control, plataformas en la nube e inteligencia artificial. Especialistas coinciden en que estos dispositivos ya deben administrarse como parte de la infraestructura tecnológica crítica de una organización y no como simples accesorios audiovisuales. Su correcta gestión permite mejorar tanto la continuidad operacional como la protección frente a
riesgos de ciberseguridad.
Inteligencia artificial redefine las reuniones
La nueva generación de plataformas de colaboración incorpora capacidades que hace pocos años parecían futuristas. Actualmente es posible generar resúmenes automáticos, transcribir conversaciones en tiempo real, identificar tareas pendientes, traducir reuniones e integrar la información con otras plataformas corporativas mediante inteligencia artificial.
De acuerdo con Marcos Aravena, Zoom ha evolucionado mucho más allá de la videoconferencia tradicional, convirtiéndose en una plataforma de comunicaciones que incorpora inteligencia artificial para generar, distribuir y gestionar contenidos, además de integrarse con los sistemas propios de las organizaciones sin perder simplicidad ni calidad.
La implementación de estas tecnologías también ha demostrado beneficios concretos. Uno de los proyectos más recordados por Cynersis fue el desarrollo de un sistema de telemedicina para Teletón, que permitió realizar evaluaciones kinesiológicas a distancia mediante cámaras controladas remotamente por los médicos especialistas. La iniciativa redujo tiempos de espera para los pacientes y disminuyó significativamente los costos asociados al traslado de profesionales entre distintas sedes.
Durante la pandemia, Cynersis como canal certificado de Zoom, brindó apoyo a miles instituciones de educación, salud, gobierno y empresas privadas para mantener sus operaciones mediante plataformas de comunicación estables y seguras.
La creciente adopción del trabajo híbrido, el avance de la inteligencia artificial y el aumento de las amenazas digitales están cambiando definitivamente la forma en que las organizaciones entienden las salas de reuniones. Más que un gasto en equipamiento, hoy representan una inversión en productividad, continuidad operacional y competitividad.
En un escenario donde tres de cada cuatro empresas ya utilizan herramientas de colaboración por video y más de mil millones de personas participan anualmente en reuniones virtuales, las organizaciones que logren combinar experiencia de usuario, integración tecnológica y ciberseguridad estarán mejor preparadas para enfrentar los desafíos del nuevo entorno laboral.
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